Bureau sans papier : ces étapes vous mettent sur la bonne voie

Le papier et le stylo peuvent être pratiques dans de nombreux cas – noter rapidement quelques idées, prendre un compte rendu téléphonique ou laisser un message à un collègue. Presque à chaque écran d'ordinateur dans les bureaux allemands, vous trouverez probablement un ou plusieurs post-its – ici, nous sommes encore assez analogiques, ce qui rend beaucoup de choses confuses. Dans cet article, nous verrons comment transformer votre bureau en bureau sans papier étape par étape ! 

,,Se disperser“ : inconvénients du papier au bureau 

Comme tout, le sans papier bureau ses avantages et inconvénients. Le papier s'est imposé au cours des derniers siècles s'est imposé comme moyen de communication et doit maintenant être remplacé par une nouvelle technologie ? – cela rend rapidement méfiants les personnes plus âgées. C'est pourquoi nous allons d'abord examiner quelles Inconvénients Papier concrètement a et pourquoi une numérique Solution peut être plus judicieux. 

Le papier et les petites notes sont toujours fixes à un endroit et probablement pas disponibles au moment où vous vous trouvez spontanément dans un autre bâtiment ou en télétravail. Pour avoir chaque petite note toujours avec vous, un effort d'organisation immense serait nécessaire, ce qui est rarement réaliste au quotidien. Vous êtes en télétravail et devez retrouver une facture précise dans un classeur de votre entreprise – il faut alors appeler un collègue pour qu'il s'en charge pour vous – c'est la première raison d'adopter le bureau sans papier. 

Dans un bureau sans papier ou numérique, toutes les notes, documents et tableaux d'idées sont organisés dans un système central de gestion documentaire. Tous les employés de l'entreprise y ont accès, ou à des sections spécifiques. Vous rédigez toutes vos notes sur une tablette ou un ordinateur portable et les téléchargez dans le dossier correspondant – même s'il ne s'agit que d'un petit post-it pour un collègue que vous pouvez ensuite lui attribuer. Vous pouvez également consulter facilement des documents d'autres départements de l'entreprise, comme la comptabilité, depuis n'importe quel endroit, car ils sont stockés en ligne – ce qui évite beaucoup d'allers-retours fastidieux grâce au bureau sans papier.

Plus l'entreprise est grande, plus le bureau sans papier devient intéressant. En effet, dans une grande entreprise, une multitude de documents de toutes sortes circulent chaque jour, qui doivent être triés et classés. Il arrive rapidement qu'une lettre importante de l'administration fiscale ou d'autres documents disparaissent dans les profondeurs d'un classeur – ce qui vous fait perdre une heure de votre temps de travail à les retrouver.

Dans un bureau sans papier, tu peux facilement rechercher tous types de documents – que ce soit par mot, date ou type d'écrit. Si tout a été correctement stocké et enregistré, tu retrouves chaque lettre en un éclair quand c'est important. Ainsi, le bureau sans papier préserve non seulement tes nerfs, mais t'évite aussi des heures supplémentaires à chercher sans fin.

Un bureau sans papier est bien sûr conforme aux GoBD. Le législateur prévoit même que les documents peuvent être détruits après une numérisation correcte. Ainsi, tu économises beaucoup d'espace de stockage et facilites le contrôle de ton entreprise par les autorités ou la présentation de certains documents si besoin. Les originaux papier ne doivent être conservés « à l'état brut » que dans très peu de cas exceptionnels. 

Les exigences pour un bureau moderne ont énormément augmenté ces dix dernières années. La transition progressive vers des bureaux sans papier en fait également partie, même si cela demande un certain effort. Mais d'autres aspects représentent aussi une entreprise moderne et durable, par exemple des meubles de bureau ergonomiques et réglables de Deskspace. 

Le réglables en hauteur bureau est aujourd'hui dans un moderne bureau standard, n'hésitez pas à vous informer sur notre page produit ou dans l'un de nos nombreux Deskspaceguide ! 

Étape par étape vers un bureau sans papier 

Passer à un bureau sans papier ne se fait pas du jour au lendemain. Il faut quelques bases créé, afin que le exploitation sans classeur et compagnie puisse vraiment fonctionner. Dans cette partie du texte, nous allons donc voir quelles choses tu dois préparer et prendre en compte lorsque tu passes à un sans papier bureau tu passes. 

Tu devrais stocker tous tes documents dans un cloud. De grandes entreprises développent parfois leurs propres systèmes internes, mais les services cloud de fournisseurs connus offrent également une sécurité suffisante. Tu as besoin d'un cloud pour pouvoir accéder à tes données vraiment toujours et partout. En général, il faut cependant dire qu'aucun système cloud n'est 100 % sécurisé contre les attaques de hackers – mais avec de grands fournisseurs comme Dropbox ou Google Drive, tu es tout de même relativement bien protégé. 

Conseil : Utilise à l'avance différentes versions d'essai des fournisseurs. Ainsi, tu peux découvrir avec quel cloud tu te sens le plus à l'aise et à quel système tu peux faire confiance. 

Comme prochaine étape, nous recommandons un inventaire très minutieux de tous les documents dans l'entreprise. Il ne faut pas qu'un courrier ou une facture ne soit pas encore enregistré – cela vaut pour les documents entrants comme sortants. Les notes internes à l'entreprise doivent aussi être numérisées et éventuellement attribuées aux collaborateurs concernés, afin que le bureau sans papier fonctionne et qu'il n'y ait pas de problèmes. 

Une checklist ainsi qu'un tampon pour les documents numérisés peuvent aider ici à garder une vue d'ensemble précise. 

La cohérence est extrêmement importante dans un bureau sans papier. Au début, tu auras peut-être du mal à t'habituer aux processus numériques et tu préféreras imprimer et classer les factures – mais il faut que tu t'en détaches. Si tu veux modifier un document, tu dois désormais le sauvegarder en PDF et le modifier avec un programme doté d'une reconnaissance de texte intégrale. Grâce à cela, tu retrouves rapidement le document, et les recherches fastidieuses dans les classeurs disparaissent. 

Si tu veux passer à un bureau sans papier, tu as absolument besoin d'un scanner de documents de haute qualité et à jour. Tous les courriers ou factures ne te parviennent pas par courrier postal, et avec lui, la numérisation ne prend que quelques secondes. Ensuite, tu peux insérer immédiatement le document dans le bon programme et l'attribuer à la catégorie correspondante. Certains scanners de documents fonctionnent même avec des programmes qui possèdent une reconnaissance de texte intégrale – ils sont donc automatiquement nommés. 

Voici les les plus importantes étapes vers un bureau durable, sans papier bureau. Grâce à la numérisation étape par étape, tu n'as pas de stress et le quotidien au bureau devient un peu plus facile chaque jour. Les recherches fastidieuses disparaissent, la communication est plus simple et aussi un Aperçu se crée plus rapidement – dans l'ensemble, le bureau sans papier est pour les la plupart entreprises la bonne voie ! 

Tu souhaites en savoir plus sur la façon d'aménager un bureau moderne et durable ? Alors n'hésite pas à consulter les Conseils Deskspace terminé. Ici, tu trouveras, en plus d'articles sur la santé au travail, de nombreux conseils d'aménagement !