Büromöbel steuerlich absetzen: Dein Leitfaden zur Abschreibung
Ja, Büromöbel sind steuerlich absetzbar, solange du sie fast ausschließlich beruflich nutzt. Das Finanzamt geht von einer beruflichen Nutzung aus, wenn diese bei mindestens 90 % liegt. Dann kannst du die vollen Kosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben ansetzen. Das gilt auch dann, wenn du kein anerkanntes Arbeitszimmer hast.
Wann du Büromöbel absetzen kannst
Eine Investition in gute Büromöbel wie einen ergonomischen Bürostuhl ist eine Investition in deine Gesundheit und Produktivität. Der Staat erkennt solche Anschaffungen als notwendige Arbeitsmittel an. Du kannst die Ausgaben in deiner Steuererklärung geltend machen und so deine Steuerlast senken.
Der entscheidende Punkt für das Finanzamt ist die Trennung zwischen beruflicher und privater Nutzung. Nur was direkt deiner Arbeit dient, ist abzugsfähig. Das Finanzamt prüft dies bei Möbeln in der privaten Wohnung genau.
Die 90-Prozent-Regel
Um deinen Schreibtisch oder Bürostuhl steuerlich abzusetzen, musst du die fast ausschließliche berufliche Nutzung nachweisen.
Die 90-Prozent-Regel ist der entscheidende Maßstab. Erreichst du diesen beruflichen Nutzungsanteil, geht das Finanzamt von einer zu vernachlässigenden privaten Mitnutzung aus. Du darfst die gesamten Anschaffungskosten ansetzen.
Liegt die berufliche Nutzung darunter, wird es komplizierter. Eine anteilige Aufteilung der Kosten ist schwer nachweisbar und wird vom Finanzamt selten akzeptiert. Konzentriere dich darauf, die berufliche Nutzung überzeugend darzulegen.
Homeoffice-Pauschale nicht verwechseln
Ein häufiges Missverständnis betrifft die Homeoffice-Pauschale. Viele glauben, dass damit alle Kosten für das Arbeiten von zu Hause abgedeckt sind. Das ist nicht korrekt.
Die Homeoffice-Pauschale gleicht deine laufenden, erhöhten Kosten wie Strom oder Heizung aus. Sie deckt nicht die Anschaffungskosten für Arbeitsmittel wie Möbel ab.
Das bedeutet für dich:
- Homeoffice-Pauschale nutzen: Du kannst die Pauschale für jeden Tag ansetzen, an dem du überwiegend von zu Hause gearbeitet hast.
- Büromöbel zusätzlich absetzen: Du kannst die Kosten für Schreibtisch und Bürostuhl separat als Werbungskosten geltend machen.
Du musst dich nicht entscheiden. Du kannst beide Vorteile kombinieren, um deine Steuererklärung zu optimieren. Mehr Details findest du in unserem Beitrag zum Thema Kosten für dein Arbeitszimmer absetzen.
Wer Büromöbel absetzen darf
Grundsätzlich kann fast jeder Büromöbel von der Steuer absetzen, der sie für die Arbeit benötigt. Die Art der Geltendmachung hängt davon ab, ob du angestellt oder selbstständig bist.
Abzugsmöglichkeiten für Arbeitsmittel
| Wer kann absetzen? | Was kann abgesetzt werden? | Wichtige Voraussetzung | Typische Beispiele |
|---|---|---|---|
| Angestellte | Notwendige Arbeitsmittel für die berufliche Tätigkeit. | Nahezu ausschließlich berufliche Nutzung (mind. 90 %). | Schreibtisch, Bürostuhl, Regal für Fachliteratur, Schreibtischlampe. |
| Selbständige & Freiberufler | Betrieblich genutzte Einrichtungsgegenstände. | Nahezu ausschließlich betriebliche Nutzung (mind. 90 %). | Komplette Büroausstattung, Besprechungstisch, Aktenschränke. |
| Unternehmen (GmbH, UG etc.) | Alle für den Geschäftsbetrieb erforderlichen Möbel. | Betriebliche Notwendigkeit. | Büroausstattung für Mitarbeiter, Empfangstheke, Lageregale. |
Der Prozess ist für alle Gruppen ähnlich. Die entscheidende Hürde ist der glaubhafte Nachweis der beruflichen Nutzung.
Die richtige Abschreibungsmethode für deine Büromöbel
Du hast Büromöbel gekauft. Jetzt stellt sich die Frage, wie du die Ausgaben in der Steuererklärung angibst. Das Finanzamt gibt zwei Methoden vor. Welche du nutzen musst, hängt vom Kaufpreis ab.
Es geht darum, ob du die Kosten sofort absetzen kannst oder sie über mehrere Jahre verteilen musst.
Methode 1: Sofortabschreibung für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Der schnellste Weg ist die Sofortabschreibung. Sie funktioniert für geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG. Das sind selbstständig nutzbare Arbeitsmittel bis zu einem bestimmten Preis.
Die Grenze liegt bei 800 Euro netto. Maßgeblich ist der Warenwert ohne Mehrwertsteuer. Kostet dein Bürostuhl oder Rollcontainer weniger, kannst du die kompletten Kosten im Jahr des Kaufs als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen.
Vorteile der Sofortabschreibung:
- Voller Abzug im selben Jahr: Du spürst die Steuerersparnis sofort.
- Weniger Aufwand: Komplizierte Berechnungen oder eine langjährige Dokumentation entfallen.
- Direkte Steuerentlastung: Dies schont deine Liquidität.
Ein Bürostuhl für 750 Euro netto ist ein klassisches Beispiel. Du kannst den Betrag vollständig in die Steuererklärung für das Kaufjahr eintragen.
Wichtig: Die GWG-Regel gilt nur für selbstständig nutzbare Gegenstände. Ein Monitor ist ein GWG. Eine neue Festplatte für deinen PC ist es nicht, da sie ohne Computer nutzlos ist.
Methode 2: Lineare Abschreibung über die Nutzungsdauer (AfA)
Wenn deine Anschaffung die GWG-Grenze von 800 Euro netto übersteigt, nutzt du die lineare Abschreibung. Das Kürzel dafür lautet AfA, was für "Absetzung für Abnutzung" steht. Du verteilst die Kosten gleichmäßig über die offizielle Lebensdauer des Möbelstücks.
Für Büromöbel hat das Bundesfinanzministerium eine Nutzungsdauer von 13 Jahren festgelegt. Diese Zahl aus den offiziellen AfA-Tabellen gilt pauschal für Schreibtische, Schränke und Stühle.
Die Berechnung ist einfach. Du nimmst den Nettokaufpreis und teilst ihn durch 13. Das Ergebnis ist der Betrag, den du jedes Jahr absetzen darfst.
Praxisbeispiel: Lineare AfA für einen Schreibtisch
Du kaufst einen höhenverstellbaren Schreibtisch für 1.200 Euro netto. Da der Preis über der GWG-Grenze liegt, musst du ihn linear abschreiben.
So rechnest du:
- Anschaffungskosten: 1.200 Euro (netto)
- Offizielle Nutzungsdauer: 13 Jahre
- Jährlicher Abschreibungsbetrag: 1.200 Euro / 13 Jahre = 92,31 Euro
Das bedeutet, du kannst 13 Jahre lang jedes Jahr 92,31 Euro als Werbungskosten oder Betriebsausgaben ansetzen.
Was passiert bei einem Kauf mitten im Jahr?
Wenn du deinen Schreibtisch im Juli kaufst, musst du die Abschreibung für das erste Jahr anteilig berechnen. Du darfst nur die Monate absetzen, in denen du das Möbelstück genutzt hast.
- Nutzungsmonate im ersten Jahr: 6 (Juli bis Dezember)
- Anteilige Abschreibung im Kaufjahr: (92,31 Euro / 12 Monate) * 6 Monate = 46,15 Euro
In den folgenden 12 Jahren setzt du den vollen Betrag von 92,31 Euro an. Der Restbetrag wird im vierzehnten Jahr abgeschrieben. Die lineare AfA erfordert, dass du die Abschreibung über die Jahre im Blick behältst. Sie ermöglicht es, auch größere Investitionen steuerlich geltend zu machen.
Degressive Abschreibung für Unternehmen
Für Unternehmen gibt es neben der linearen Abschreibung eine weitere Methode, Büromöbel steuerlich abzusetzen: die degressive Abschreibung. Sie erlaubt es, in den ersten Jahren nach dem Kauf deutlich höhere Beträge von der Steuer abzusetzen.
Dieser Ansatz ist ideal für Selbstständige und Firmen, die nach einer Investition ihre Steuerlast sofort senken wollen. Die Liquidität wird gestärkt, wenn sie am dringendsten gebraucht wird.
Der Unterschied zur linearen AfA
Bei der linearen Methode schreibst du jedes Jahr denselben Betrag ab. Die degressive Abschreibung orientiert sich am aktuellen Restbuchwert. Der Abschreibungsbetrag wird mit der Zeit kleiner.
- Im ersten Jahr ist der Abschreibungsbetrag am höchsten. Du wendest den Prozentsatz auf die vollen Anschaffungskosten an.
- In den Folgejahren nimmst du denselben Prozentsatz, berechnest ihn aber vom verbliebenen Restwert.
Durch dieses Vorgehen machst du einen Großteil der Kosten schneller steuerlich geltend.
Die degressive Abschreibung bildet den realen Wertverlust besser ab. Neue Möbel verlieren in den ersten Jahren am stärksten an Wert. Genau das spiegelt diese Methode wider.
Der Gesetzgeber hat diese Regelung zeitweise wieder eingeführt, um Investitionen zu fördern. Aktuell können Unternehmen für bewegliche Wirtschaftsgüter wie Büromöbel eine degressive AfA von bis zu 25 % anwenden. Dies gilt für Anschaffungen zwischen dem 1. Oktober 2023 und dem 31. Dezember 2024.
Praxisbeispiel: Die komplette Büroausstattung
Dein Startup wächst und du richtest ein Büro für drei Mitarbeitende ein. Du investierst in eine ergonomische Ausstattung.
Deine Investition:
- 3 höhenverstellbare Schreibtische: 3.600 Euro
- 3 ergonomische Bürostühle: 2.100 Euro
- Aktenschränke und Regale: 2.300 Euro
- Gesamtinvestition (netto): 8.000 Euro
Mit der degressiven AfA wendest du einen Satz von 25 % an.
Die Abschreibungsmethoden im Vergleich
| Jahr | Degressive AfA (25 %) | Lineare AfA (13 Jahre) |
|---|---|---|
| Jahr 1 | 2.000 Euro (25 % von 8.000) | 615,38 Euro (8.000 / 13) |
| Jahr 2 | 1.500 Euro (25 % von 6.000) | 615,38 Euro |
| Jahr 3 | 1.125 Euro (25 % von 4.500) | 615,38 Euro |
Der Unterschied ist deutlich. Im ersten Jahr setzt du mit der degressiven Methode mehr als das Dreifache ab. Nach drei Jahren hast du bereits 4.625 Euro (über 57 %) der Kosten geltend gemacht. Bei der linearen AfA wären es 1.846 Euro (rund 23 %).
Diese Differenz entlastet deine Finanzen sofort. Für junge Unternehmen ist dies ein entscheidender Vorteil. Wenn du größere Anschaffungen planst, findest du bei uns passende Lösungen für Unternehmen.
Büromöbel korrekt in die Steuererklärung eintragen
Du hast die passende Abschreibungsmethode gefunden. Jetzt trägst du deine Büromöbel in die Steuererklärung ein. Wichtig ist, je nach beruflicher Situation die richtigen Formulare zu verwenden.
Der Unterschied liegt darin, ob du als Angestellter Werbungskosten geltend machst oder als Selbstständiger Betriebsausgaben verbuchst.
Für Angestellte: Die Anlage N
Als Arbeitnehmer gehört alles, was du für deine Arbeit anschaffst, in die Anlage N deiner Einkommensteuererklärung. Hier werden Werbungskosten gesammelt.
- Sofortabschreibung (GWG): Hast du einen Bürostuhl für unter 800 Euro netto gekauft? Dann trägst du den vollen Betrag unter "Weitere Werbungskosten" ein. Beschreibe die Anschaffung kurz, zum Beispiel als "Bürostuhl".
- Lineare Abschreibung (AfA): Teurere Möbel schreibst du über Jahre ab. Hier gibst du nur den jährlichen Abschreibungsbetrag an. Diesen hast du bereits berechnet: Kaufpreis geteilt durch 13 Jahre.
Die Kosten für Büromöbel kannst du zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale ansetzen. Die Pauschale deckt nur anteilige Raumkosten. Mehr dazu findest du in unserem Ratgeber zur Homeoffice-Pauschale in der Steuererklärung.
Für Selbständige und Freiberufler: Die Anlage EÜR
Als Selbstständiger sind deine Büromöbel Teil deines Betriebsvermögens. Die Ausgaben mindern als Betriebsausgaben deinen Gewinn. Deine Anlaufstelle ist die Anlage EÜR (Einnahmenüberschussrechnung).
- Sofortabschreibung (GWG): Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto gehören in die Zeile für "Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter".
- Lineare und degressive Abschreibung (AfA): Der jährliche Abschreibungsbetrag für teurere Anschaffungen kommt in die Zeile für "Absetzung für Abnutzung (AfA)".
Wichtig für Selbständige: Du musst ein Anlageverzeichnis führen. Liste hier alle Wirtschaftsgüter über der GWG-Grenze auf. Notiere Anschaffungsdatum, Kaufpreis und die jährliche Abschreibung.
Dokumentation ist entscheidend
Das Finanzamt kann jederzeit Nachweise verlangen. Eine saubere Dokumentation ist deine Absicherung gegen Rückfragen.
Halte folgende Unterlagen bereit:
- Rechnungen und Quittungen: Der Originalbeleg ist essenziell. Verkäufer, Kaufdatum, Gegenstand und Preis müssen klar erkennbar sein.
- Zahlungsnachweise: Ein Kontoauszug zeigt, dass die Zahlung erfolgt ist.
- Anlageverzeichnis (bei AfA): Eine einfache Tabelle genügt. Liste teurere Möbel mit Anschaffungsdatum, Kaufpreis, Nutzungsdauer (13 Jahre) und jährlichem Abschreibungsbetrag auf.
Du musst diese Papiere nicht direkt mit der Steuererklärung einreichen. Du solltest sie aber auf Nachfrage vorlegen können.
Wo trage ich was in der Steuererklärung ein?
| Steuerpflichtiger | Formular | Art der ausgabe | Wo eintragen? |
|---|---|---|---|
| Angestellter | Anlage N | Werbungskosten (GWG & AfA) | Unter „Weitere Werbungskosten“ |
| Selbständiger/Freiberufler | Anlage EÜR | Betriebsausgaben (GWG) | Zeile „Aufwendungen für GWG“ |
| Selbständiger/Freiberufler | Anlage EÜR | Betriebsausgaben (AfA) | Zeile „Absetzung für Abnutzung“ |
Mit diesen Informationen kannst du deine Büromöbel steuerlich absetzen und alles korrekt verbuchen.
Praxisbeispiele und häufige Fehler
Theorie ist eine Sache, die Praxis eine andere. Anhand von drei typischen Szenarien zeigen wir dir, wie du deine Büromöbel steuerlich absetzen kannst und welche Fehler du vermeiden solltest.
Szenario 1: Die Angestellte im Homeoffice
Anna ist Marketingmanagerin und arbeitet zu 100 % im Homeoffice. Sie kauft einen ergonomischen Bürostuhl für 650 Euro netto. Da sie den Stuhl ausschließlich für ihre Arbeit nutzt, ist die 90-Prozent-Regel erfüllt.
Der Nettopreis liegt unter der GWG-Grenze von 800 Euro. Anna kann die Kosten sofort und in voller Höhe als Werbungskosten in der Anlage N angeben.
- Abschreibungsmethode: Sofortabschreibung für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).
- Steuerlicher Effekt: Die 650 Euro mindern ihr zu versteuerndes Einkommen im Jahr des Kaufs.
- Häufiger Fehler: Anna bewahrt die Rechnung nicht auf. Ohne Beleg wird das Finanzamt die Ausgaben nicht anerkennen.
Szenario 2: Der Freelancer mit Komplettausstattung
Tom ist selbstständiger Webdesigner. Er investiert in einen höhenverstellbaren Schreibtisch für 1.100 Euro netto und Regale für 500 Euro netto.
Die Regale kann er als GWG sofort absetzen. Der Schreibtisch liegt über 800 Euro und muss über 13 Jahre abgeschrieben werden (AfA).
Tom berechnet die jährliche Abschreibung für seinen Schreibtisch:
1.100 Euro / 13 Jahre = 84,62 Euro pro Jahr.
Diesen Betrag setzt er jedes Jahr als Betriebsausgabe in seiner Anlage EÜR an.
Tom muss die laufende Abschreibung fortführen. Nur so macht er den vollen Betrag geltend.
Szenario 3: Das Startup richtet das erste Büro ein
Ein Startup stellt fünf Mitarbeiter ein und braucht eine Büroausstattung für 15.000 Euro netto. Die Geschäftsführung entscheidet sich für die degressive Abschreibung, um die Liquidität zu schonen.
Mit einem Satz von 25 % können im ersten Jahr 3.750 Euro (25 % von 15.000 Euro) abgeschrieben werden. Das ist deutlich mehr als bei der linearen AfA (ca. 1.154 Euro) und sorgt für eine schnellere Entlastung.
Die häufigsten Fehler
Achte auf diese Punkte, damit deine Steuererklärung reibungslos verläuft.
1. Ungenaue Nutzungsaufteilung
Der häufigste Fehler ist eine unzureichende Begründung für die 90-prozentige berufliche Nutzung. Wenn ein Schreibtisch auch als Esstisch dient, wird das Finanzamt den Abzug wahrscheinlich streichen.
2. Vergessene Folgeabschreibungen
Wer die lineare AfA wählt, muss sie in den Folgejahren fortführen. Sonst verschenkst du Geld.
3. Lückenhafte Dokumentation
Ohne Rechnung kein Abzug. Bewahre alle Kaufbelege und Zahlungsnachweise sorgfältig auf. Digitale Kopien schützen vor Verlust.
4. Falsche Berechnung der Abschreibung
Nutze immer den Nettobetrag als Berechnungsgrundlage. Bei Anschaffungen im Laufe des Jahres musst du die AfA monatsgenau für das erste Jahr berechnen.
Ein Blick auf häufige steuerliche Fehler kann helfen. Eine Übersicht, die grundlegende Prinzipien der Fehlervermeidung aufzeigt, sind die 10 Irrtümer bei der Besteuerung von Einkünften.
Die häufigsten Fragen zur Absetzung von Büromöbeln
Rund um das Thema Büromöbel und Steuern gibt es wiederkehrende Fragen. Wir beantworten die wichtigsten Punkte klar und direkt.
Kann ich meinen Schreibtisch auch ohne separates Arbeitszimmer absetzen?
Ja. Ein vom Finanzamt anerkanntes Arbeitszimmer ist keine Voraussetzung. Ein Schreibtisch ist ein Arbeitsmittel. Seine Absetzbarkeit hängt nicht vom Raum ab.
Entscheidend ist die Nutzung. Es gilt die 90-Prozent-Regel. Solange du nachweisen kannst, dass du deinen Schreibtisch zu mindestens 90 % beruflich nutzt, kannst du die Kosten voll ansetzen. Das gilt auch für eine Arbeitsecke im Wohnzimmer.
Muss ich mich zwischen Homeoffice-Pauschale und Möbelabzug entscheiden?
Nein, du kannst beides geltend machen. Die Homeoffice-Pauschale und der Abzug für Arbeitsmittel schließen sich nicht gegenseitig aus.
Die Homeoffice-Pauschale gleicht deine anteiligen Raumkosten wie Miete oder Strom aus. Sie deckt nicht die Anschaffungskosten für deine Ausstattung ab. Du kannst die Pauschale ansetzen UND zusätzlich die Kosten für deinen Bürostuhl oder Schreibtisch nach den bekannten Regeln (GWG oder AfA) absetzen.
Was passiert, wenn ich einen Bürostuhl gebraucht kaufe?
Auch gebrauchte Büromöbel kannst du steuerlich absetzen. Du benötigst einen Kaufbeleg. Eine einfache Quittung von einer Privatperson mit allen relevanten Daten genügt dem Finanzamt in der Regel.
Die Absetzung hängt vom Kaufpreis ab:
- Unter 800 Euro netto: Du kannst den Betrag als GWG sofort im Kaufjahr absetzen.
- Über 800 Euro netto: Du schreibst den Stuhl über die geschätzte Restnutzungsdauer ab. Schätze diese realistisch ein.
Können Studierende ihren Schreibtisch von der Steuer absetzen?
Ja, das ist möglich, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Deine Studienausgaben sind entweder Sonderausgaben (Erstausbildung) oder Werbungskosten (Zweitausbildung).
Ein Schreibtisch, den du nachweislich hauptsächlich für dein Studium nutzt, gilt als Arbeitsmittel. Es gelten die gleichen Regeln: 90-%-Nutzungsregel und die Grenzen für GWG bzw. die AfA.
Tipp für Studierende: Eine Steuererklärung lohnt sich oft auch ohne Einkommen. Mit einem Verlustvortrag kannst du deine Studienkosten ansammeln. Sobald du deinen ersten Job hast, werden diese Verluste mit deinem ersten Gehalt verrechnet und können deine Steuerlast senken.
Was mache ich, wenn auf der Rechnung keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist?
Das ist bei Käufen von Privatpersonen oder Kleinunternehmern üblich. Für dich als Angestellter oder als Selbstständiger, der die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist das kein Problem. Du setzt den vollen Betrag an, den du bezahlt hast (Bruttobetrag).
Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können sich keine Vorsteuer erstatten lassen. Für die Abschreibung ist der bezahlte Endpreis die Berechnungsgrundlage.
Ein ergonomischer Arbeitsplatz ist eine Investition in deine Gesundheit und Leistungsfähigkeit. Bei DESKSPACE findest du TÜV-geprüfte, höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle, die du nach den hier beschriebenen Regeln steuerlich geltend machen kannst.
