Oficina sin papeles: estos pasos le llevarán en la dirección correcta

Papel y bolígrafo pueden ser útiles en muchos casos: para anotar rápidamente algunas ideas, tomar una transcripción telefónica o dejar un mensaje a un compañero. Es probable que en casi todas las pantallas de ordenador de las oficinas alemanas encuentres una o varias notas adhesivas; en este país seguimos siendo bastante analógicos, y esto hace que muchas cosas sean confusas. En este artículo, veremos cómo puedes transformar tu oficina en una oficina sin papel, ¡paso a paso!

"Liarse con el papeleo": desventajas del papel en la oficina

Como todo, la oficina sin papel tiene sus ventajas y desventajas. El papel ha demostrado su eficacia como medio de comunicación durante los últimos siglos, ¿y ahora se va a sustituir por nueva tecnología? Esto sorprende rápidamente a las personas mayores. Por lo tanto, primero examinaremos las desventajas específicas del papel y por qué una solución digital puede ser más sensata.

El papel y las pequeñas notas siempre están fijos en un lugar y probablemente no estén disponibles justo cuando te encuentras espontáneamente en otro edificio o trabajando desde casa. Para que siempre tuvieras contigo hasta la más mínima nota, sería necesario un esfuerzo organizativo inmenso que apenas es realista en el día a día. Estás en casa y tienes que buscar una factura específica en una carpeta de tu empresa; entonces hay que llamar a un compañero para que haga esta tarea por ti, el primer motivo para una oficina sin papel.

En una oficina sin papel o digital, todas las notas, documentos y paneles de ideas están organizados en un sistema central de gestión documental. Todos los empleados de la empresa tienen acceso a él, o a las áreas parciales correspondientes. Ahora todas las notas las haces en una tablet o portátil y las subes a la carpeta correspondiente, aunque sea solo una pequeña nota adhesiva para el compañero, a quien luego se la puedes asignar. Los documentos de otros departamentos de la empresa, como la contabilidad, también puedes consultarlos cómodamente desde cualquier lugar, ya que están guardados en línea, lo que facilita mucho el molesto ir y venir en una oficina sin papel.

Cuanto más grande es la empresa, más se presta a la oficina sin papel. Porque en una gran empresa circulan diariamente grandes cantidades de documentos de todo tipo que deben ser clasificados y archivados. Rápidamente puede ocurrir que una carta importante de la agencia tributaria u otros documentos desaparezcan en las profundidades de un archivador, donde luego tendrás que pasar una hora de tu tiempo de trabajo buscando.

En una oficina sin papel, puedes buscar cómodamente todo tipo de documentos, ya sea por palabra, fecha o tipo de escrito. Si todo se ha guardado y registrado correctamente, encontrarás cualquier carta en un abrir y cerrar de ojos cuando sea necesario. Así, la oficina sin papel no solo protege tus nervios, sino que también te evita las horas extras por búsquedas interminables.

Por supuesto, una oficina sin papel también cumple con las normas GoBD. La ley incluso prevé que los documentos puedan destruirse una vez digitalizados correctamente. De este modo, te ahorras mucho espacio de almacenamiento y facilitas a las autoridades la inspección de tu negocio o la presentación de determinados documentos cuando sea necesario. Los originales en papel solo deben conservarse en "bruto" en muy pocos casos excepcionales.

Las exigencias a una oficina moderna han aumentado enormemente en los últimos diez años. La progresiva conversión a oficinas sin papel también forma parte de ello, aunque suponga un cierto esfuerzo. Pero otros aspectos también representan una empresa moderna y sostenible, como, por ejemplo, los muebles de oficina ergonómicos y ajustables de Deskspace.

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Paso a paso hacia la oficina sin papel

La transición a una oficina sin papel no se realiza de la noche a la mañana. Es necesario establecer algunas bases para que el funcionamiento sin archivadores y demás pueda ser realmente efectivo. Por lo tanto, en esta sección del texto, veremos qué cosas debes preparar y tener en cuenta si te estás preparando para una oficina sin papel.

Deberías guardar todos tus documentos en la nube. Las grandes corporaciones a veces desarrollan sus propios sistemas internos para esto, pero los servicios en la nube de proveedores conocidos también ofrecen suficiente seguridad. Necesitas una nube para poder acceder a tus datos siempre y desde cualquier lugar. Sin embargo, en general, hay que decir que ningún sistema en la nube es 100% seguro contra ataques de hackers, pero con grandes proveedores como Dropbox o Google Drive estás relativamente bien protegido.

Consejo: Utiliza de antemano diferentes versiones de prueba de los proveedores. Así podrás descubrir con qué nube te sientes más cómodo y en qué sistema puedes confiar.

Como siguiente paso, recomendamos un inventario muy minucioso de todos los documentos de la empresa. No debe ocurrir que un escrito o una factura aún no se registren; esto se aplica tanto a los documentos entrantes como a los salientes. Las notas internas de la empresa también deben digitalizarse y, en su caso, asignarse a los empleados correspondientes para que la oficina sin papel pueda funcionar y no surjan problemas.

Aquí puede ayudar una lista de verificación y un sello para documentos digitalizados, para que mantengas una visión general precisa.

La coherencia es enormemente importante en la oficina sin papel. Al principio, es posible que tengas problemas para acostumbrarte a los procesos digitales y prefieras imprimir y archivar facturas, pero debes abandonar esa costumbre. Si quieres editar un documento, a partir de ahora deberás guardarlo como PDF y editarlo con un programa con reconocimiento de texto completo. Gracias a esto, también encontrarás el documento rápidamente y te ahorrarás la molesta búsqueda en los archivadores.

Si quieres pasarte a una oficina sin papel, necesitas absolutamente un escáner de documentos de alta calidad y actualizado. No todos los escritos o facturas te llegarán por correo, y con él, la digitalización solo tardará unos segundos. Después, puedes insertar el documento inmediatamente en el programa correcto y asignarlo a la categoría correspondiente. Algunos escáneres de documentos incluso funcionan con programas que tienen reconocimiento de texto completo, por lo que se nombran automáticamente.

Esos fueron los pasos más importantes hacia una oficina sostenible y sin papel. Gracias a la digitalización paso a paso, no tendrás estrés y el día a día en la oficina será un poco más fácil cada día. Se eliminan las molestas búsquedas, la comunicación es más sencilla y también se logra una visión general más rápida. En general, ¡la oficina sin papel es el camino correcto para la mayoría de las empresas!

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