Destrucción de archivos conforme a la protección de datos: Así se hace de forma ecológica y rápida

Para muchas personas, el papeleo no es una de sus actividades favoritas – ya sea en el hogar privado o en su propio negocio, en pocos días se acumulan grandes cantidades de residuos de papel. Para que el caos no se haga aún mayor de lo que ya es, tienes que clasificar regularmente los documentos innecesarios. En el ámbito comercial hay directrices más precisas al respecto, pero también deberías hacer que los documentos privados sean ilegibles de la mejor manera posible.

En este artículo te mostramos las bases legales y cómo la destrucción de archivos conforme a la protección de datos puede funcionar de forma ecológica y rápida.

Bases legales para la destrucción de archivos conforme a la protección de datos

Primero, queremos ver cuáles son las bases legales para la destrucción de archivos en Alemania y Europa y por qué es tan importante. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no solo regula la recopilación, el almacenamiento y el uso de datos personales, sino también su destrucción. Las empresas están obligadas a cumplir con ciertos principios y normas en la destrucción de archivos conforme a la protección de datos, ya sean datos en papel o archivos digitales.

Para los niveles de seguridad en la destrucción de archivos conforme a la protección de datos, se aplica la norma DIN 66399. En ella se regula exactamente cómo de pequeños deben ser los soportes de datos – por ejemplo, el papel – para que puedan ser eliminados de forma segura. Los diferentes niveles de seguridad regulan, por tanto, qué tamaño pueden tener las partes individuales del papel después de la destrucción. El nivel de seguridad correspondiente se indica normalmente en una destructora de documentos, y varían desde datos generales de nivel uno hasta datos altamente sensibles de nivel siete.

Importante: Los datos personales deben ser destruidos al menos al nivel tres. Esto incluye, por ejemplo, datos de dirección o números de teléfono. Sin embargo, muchas destructoras de documentos económicas solo cumplen como máximo el nivel uno o dos y no son adecuadas para esto, ¡así que ten mucho cuidado!

Como empresario o empresaria, también puedes encargarte tú mismo de la destrucción de archivos conforme a la protección de datos. Sin embargo, los expertos de TÜV aconsejan que, en caso de grandes volúmenes de datos, contrates a una empresa externa para la destrucción, ya que de lo contrario suelen cometerse errores fácilmente.

En el caso de los datos digitales, es mejor dejar la destrucción de archivos conforme a la protección de datos en manos de expertos, ya que una simple eliminación no es suficiente; los datos no deben ser recuperables. Así que, para ir sobre seguro, encarga a una empresa especializada la eliminación de los datos de discos duros y similares.

Estas fueron las bases legales para la destrucción de archivos conforme a la protección de datos según la norma DIN vigente. En los siguientes párrafos, veremos qué hay que tener en cuenta en la destrucción y cómo se puede llevar a cabo de la manera más ecológica posible.

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Así funciona la destrucción de archivos conforme a la protección de datos

En la destrucción de archivos conforme a la protección de datos no hay un único método aplicable a todos los datos por igual. Dependiendo de cuán sensibles y dignos de protección sean los datos, deben ser destruidos según un nivel de seguridad más alto. Cuanto mayor sea el nivel de seguridad, más difícil será restaurar los datos después de la destrucción. En total, según la norma DIN 66399, existen siete niveles de seguridad que regulan la destrucción de datos.

Estos son los siete niveles de seguridad que siempre se indican en una destructora de documentos:

• Nivel 1: La reproducción es posible sin herramientas con un cierto esfuerzo de tiempo.
• Nivel 2: Para la reproducción se necesitan ciertas herramientas, como lupas.
• Nivel 3: Los datos sensibles y confidenciales hacen que la reproducción sea muy laboriosa.
• Nivel 4: Se requiere un gran esfuerzo de tiempo y personal para la reproducción.
• Nivel 5: Reproducción solo posible con equipos forenses.
• Nivel 6: Destrucción de todos los datos, de modo que no son recuperables ni siquiera con métodos técnicos.
• Nivel 7: Hace que la reproducción sea absolutamente imposible y se utiliza para datos estrictamente confidenciales.

Además de estos niveles de seguridad para la destrucción, también deben tenerse en cuenta las clases de protección. Estas se basan en las disposiciones de protección de datos y clasifican a grandes rasgos qué datos deben asignarse a qué nivel de seguridad. Existen las siguientes clases de protección:

• La clase de protección 1 se aplica a datos que requieren una protección normal. Si se publicaran, apenas tendrían efectos negativos o daños, por lo que se aplica principalmente a datos normales como publicidad o etiquetas de dirección.
• La clase de protección 2 se aplica a todos los datos con una necesidad de protección elevada. Con esto deben destruirse datos que solo son accesibles a determinadas personas. Es decir, por ejemplo, datos de solicitantes o de personal o también nóminas.
• La clase de protección 3 debería evitar la publicación de los datos a toda costa. Aquí pueden producirse daños si estos datos se hacen públicos o se pierden. En el peor de los casos, las existencias de personas están amenazadas.

La destrucción de archivos conforme a la protección de datos solo es posible una vez que los períodos de conservación de los respectivos archivos han expirado. Estos oscilan entre seis y diez años, según el tipo de datos. Este plazo comienza siempre en el año natural que figura en el soporte de datos correspondiente. Por lo tanto, si un documento fue creado en julio de 2008, es posible que no se pueda destruir hasta agosto de 2018.

Las destructoras de documentos pequeñas no suelen cumplir con los estándares exigidos para oficinas o consultorios médicos. En estos casos, se deben utilizar destructoras de documentos conformes a la protección de datos que también cumplan con la norma DIN aplicable.

Así funciona una destructora de documentos

Para la destrucción de archivos conforme a la protección de datos, necesitas inevitablemente una destructora de documentos, independientemente de su tamaño. Según la clase de protección y el nivel de seguridad de tus documentos, debes asegurarte de que la destructora de documentos esté realmente autorizada para dichos documentos, a fin de evitar problemas legales.

Una destructora de documentos corta los papeles en trozos diminutos. Ya sea en corte en tiras, en corte cruzado o incluso en el más seguro microcorte, en el que las páginas se cortan en partículas diminutas. El corte en tiras no es muy seguro y cumple las normativas de protección de datos en muy pocos casos; se utiliza principalmente en el ámbito privado. El corte cruzado, por el contrario, es algo más seguro y también se utiliza en muchas destrucciones de archivos comerciales. En las destructoras de documentos de gama alta, los datos triturados se prensan aún más a través de una malla de alambre; estas se utilizan, por ejemplo, para documentos gubernamentales.

La destrucción de archivos es un tema sensible que debe tomarse muy en serio, especialmente en grandes empresas. El delegado de protección de datos de cada empresa es responsable de que estas disposiciones se cumplan y se mantengan de forma permanente. Si tienes dudas sobre la destrucción de archivos conforme a la protección de datos, es más aconsejable contratar a una empresa externa para ello.

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