Arbeiten mit einer Cloud - Was du wissen solltest

Gerade in den letzten Jahren ist im Hinblick auf die Digitalisierung in Deutschland einiges passiert – das Arbeiten wurde größtenteils digitalisiert, viele Arbeitnehmer sind mittlerweile komplett im Homeoffice. Durch diesen Trend wurde auch das Arbeiten mit einer Cloud in den letzten Jahren beliebter, denn dies hat zahlreiche Vorteile wie Flexibilität, Unabhängigkeit oder auch eine hohe Datensicherheit.

In diesem desqup-Blogartikel schauen wir uns an, wie die Arbeit mit einem Cloudsystem funktioniert und wie du am besten deinen digitalen Arbeitsplatz ausbaust. Wenn du mehr rund um verschiedene Themen im Bereich Gesundheit erfahren möchtest, dann schau doch gerne in den Blogs auf der desqup-Website vorbei!

Was ist eine Cloud eigentlich?

Bevor wir uns die konkreten Arten anschauen, wie das Arbeiten mit einer Cloud möglich ist, möchten wir kurz als Grundlage erklären, was sie eigentlich ist. Eventuell haben wir einige Leser, welche sich mit dem Thema noch nicht auskennen, und diesen möchten wir eine gute Grundlage bieten.

Eine Cloud ist ein Dienst, der es denn Benutzern ermöglicht, Daten, Anwendungen und Ressourcen über das Internet zu speichern und auf verschiedener Hardware wieder abzurufen. Die Daten werden also auf keinem konkreten Gerät gespeichert, sondern auf Remote-Servern, also einer Reihe von Computern. Hierdurch sind diese immer zugänglich und lassen sich immer dann abrufen, wenn es eine Internetverbindung gibt.

Es gibt verschiedene Cloudsysteme, das geläufigste ist die sogenannte Public-Cloud. Sie wird von einem privaten Unternehmen gehostet und kann von Nutzern auf der ganzen Welt verwendet werden. Oftmals sind diese Cloudsysteme bis zu einem gewissen Speicherplatz kostenfrei und lassen sich dann über ein Abosystem erweitern. Public-Clouds sind vermutlich die beste Lösung für das cloudbasierte Arbeiten, da die Infrastruktur bereits vorhanden ist und von großen Softwareunternehmen betreuet wird.

Clouds sind heute sicher wie nie zuvor. Einige Cloudsysteme erfüllen sogar die Anforderungen, die man etwa zur Speicherung von sensiblen Kundendaten in Unternehmen braucht – deine Daten sind also in den allermeisten Fällen sicher, die großen Unternehmen verfügen über die besten Sicherheitssysteme. Eine funktionierende Cloud gehört zu jedem modernen Arbeitsplatz – genau wie ergonomische Büromöbel, wie dem desqup Pro. Einem höhenverstellbaren Schreibtisch mit allen wichtigen Funktionen – schau doch gerne auf unserer Website vorbei!

Vorteile des cloudbasierten Arbeitens

Die Vorteile des cloudbasierten Arbeitens liegen sowohl auf Seiten des Arbeitgebers als auch auf Seiten des Arbeitnehmers. Die einfache Speicherung und Verwaltung von Daten kommt beiden Seiten zugute und macht ein digitales Arbeiten auch erst möglich. Stelle dir doch einfach mal vor wie nervig es wäre, die benötigten Papiere und Daten immer per Post zu allen Mitarbeitern ins Homeoffice zu schicken. Da auch Mailanbieter meist nicht 100-prozentig sicher sind, werden Clouds als Lösung verwendet.

Das moderne Arbeiten mit einer Cloud hat unter anderem die folgenden Vorteile:

• Flexibilität: Die Daten können überall eingesehen werden, wo es Internet gibt. Auch von mobilen Endgeräten oder auf einem Rechner im Ausland. Somit ist die Arbeit standortunabhängig und das Unternehmen hat die Möglichkeit, weitestgehend auf eigene Büroräume oder Firmengebäude zu verzichten. Diese Arbeitsweise wird auch als ,,Full-Remote“ bezeichnet
• Zusammenarbeit: In einer Cloud können alle Menschen, die eine Zugriffsberechtigung haben, schnell auf die Daten zugreifen. Somit ist es schnell möglich, Daten auszutauschen oder gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Entgegen der klassischen Zusammenarbeit ist es hierbei egal, wo sich die verschiedenen Teilnehmer des Projektes befinden, da die Cloud weltweit zugänglich ist
• Kosteneinsparung: Für das Unternehmen bedeutet die Nutzung eines Cloudanbieters auch die Einsparung von hohen Kosten. Es müssen weniger physische Datenträger wie Festplatten, Geräte oder Speicherkarten angeschafft werden, auch das klassische Papier-Archiv fällt weitestgehend weg. Zwar kostet eine große & sichere Cloud einen gewissen monatlichen Betrag, dieser ist jedoch im Vergleich zu den Kosten für Hardware sehr gering – zudem gibt es bei der Cloud keinen Verschleiß
• Skalierung: Ein Unternehmen vergrößert sich ständig – und somit werden in der Regel auch mehr Geräte oder Speichermedien benötigt. Mit einem Cloudsystem ist die Skalierung einfacher möglich, denn es müssen keine neuen Geräte angeschafft werden, es braucht lediglich mehr Speicherplatz. Somit kann sich dein Unternehmen schneller wachsen & sich auf das Kerngeschäft fokussieren

In einem modernen Unternehmen braucht es ein Cloudsystem, um den Mitarbeitern ein freies Arbeiten zu ermöglichen. Neben der fortschreitenden Digitalisierung muss jedoch auch darauf geachtet werden, dass die Gesundheit durch ungesundes Arbeiten am Schreibtisch nicht gefährdet wird. Hierfür kann ein höhenverstellbarer Schreibtisch sinnvoll sein – wie der von desqup. Schau gerne einmal auf unserer Produktseite vorbei!

Arbeiten mit der Cloud: So gelingt der Start!

Eventuell arbeitest du in deinem Unternehmen bisher noch nicht mit einem Cloudsystem, sondern schickst Dokumente & Daten noch per Mail oder ganz altmodisch per Post. Wichtig zu wissen ist dann, dass du nicht allein mit einer Cloud arbeiten kannst – du bist darauf angewiesen, dass dein Arbeitgeber mitzieht, denn sonst werden die Dinge noch komplizierter als zuvor. Im privaten Bereich kannst du selbstverständlich immer eine Cloud verwenden, um deine Dokumente & Papiere zu organisieren.

Wenn dein Unternehmen auf cloudbasiertes Arbeiten umsteigt, dann müssen alle wichtigen Daten gut sortiert und auffindbar sein. Zudem ist es wichtig, dass wirklich alles in der digitalen Datenbank gespeichert wird, sowohl eingehende als auch ausgehende Dokumente. Wenn etwas fehlt oder nicht gefunden werden kann, müssen wieder alte Wege eingeschlagen werden, um das entsprechende Dokument zu finden – das soll nicht passieren. Empfehlenswert ist daher vor dem Arbeiten mit einer Cloud, dass ein Teammeeting einberufen wird, um alle wichtigen Fragen zu klären.

Zudem müssen alle Sicherheitsvorschriften eingehalten werden – hier muss sich dein Unternehmen erkundigen, welche Cloudlösung für sensible Daten wie Kundenadressen verwendet werden kann. Auch sollte genau geregelt sein, wer Zugriff auf die Cloud hat und über welche Wege diese abgesichert ist – so hat niemand die Möglichkeit, auf wichtige Daten zuzugreifen.

Wenn diese Fragen jedoch geklärt sind und deine Kollegen sich mit dem Cloudsystem vertraut gemacht haben, dann läuft es in der Regel sehr gut – das Hochladen & Speichern aller Dokumente in der digitalen Datenbank läuft irgendwann automatisch und du kannst Papier und dicke Ordner aus deinem Büro verbannen. Die Anschaffung einer Cloud für deine Arbeit ist ein wichtiger Schritt für die Digitalisierung, von dem du auch deinen Arbeitgeber überzeugen solltest.

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